Как проводится инвентаризация задолженностей
Каждое предприятие, вне зависимости от сферы его деятельности, обязано проводить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности организации. Это требование обязательно для выполнения. И хотя данный процесс не имеет строгой регламентации, от правильности и тщательности проведения процедуры напрямую зависит отчетность компании и ее дальнейшая деятельность.
Поэтому следует детальнее разобраться в том, что именно нужно проверять, и как оформлять результаты анализа.
Содержание
Инвентаризация долга: что это
Инвентаризация долгов должна проводиться с определенной регулярностью. Данная процедура позволяет обнаружить сомнительные задолженности и сформировать адекватную бухгалтерскую отчетность. Чтобы понять, что такое инвентаризация долгов, необходимо сначала разобраться в базовых понятиях, которые относятся к ней. В данном случае используются следующие термины:
- Дебиторский долг. Данным термином обозначается задолженность, которая возникла у контрагентов перед предприятием. То есть, это долги других компаний и физических лиц, которые должны быть возвращены организации.
- Кредиторская задолженность. Это понятие отображает долги, которые возникли у самого предприятия перед определенными кредиторами или государством.
Соответственно, дебиторский долг – средства, которое должна получить компания, кредиторский – деньги, которые фирма должна выплатить другим участникам рынка.
Под инвентаризацией подразумевается процедура анализа финансовых активов фирмы (и ее имущества), с последующим сопоставлением полученных результатов с бухгалтерской отчетностью. С помощью данной процедуры можно выявить незакрытые кредиторские и дебиторские задолженности, после чего взять их на учет.
Нормативная регулировка
Процедура инвентаризации регулируется сразу несколькими законодательными актами и нормативами.
Среди них следует выделить следующие документы:
- ФЗ под номером 402. Полностью посвящен вопросу учета в бухгалтерской сфере. 11 статья документа рассматривает проблему инвентаризации и выделяет несколько видов этой процедуры.
- Приказ Минфина под номером 49. Содержит методические указания по проведению процедуры, в которых перечислены случаи, когда ее следует проводить.
- Письмо Минфина (под номером 07-02-18/01). Указывает, за какой срок необходимо проводить инвентаризацию.
Также следует обратить внимание на Приказ Минфина под номером 106, в котором содержится порядок проведения процедуры.
Читайте о том, какие права имеют судебные приставы в отношении должника.
А тут советы о том как избавиться от звонков коллекторов, если Вы не брали долг.
Полезно знать «Когда банкам невыгодно подавать в суд на заемщиков».
Сроки/цели процедуры
Предприятие само определяет сроки проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Это касается как плановых процедур, так и внеочередных. Однако инвентаризация проводится за промежуток времени, предшествующий 31 декабря (включительно) года.
Соответственно, в большинстве случаев данная процедура проводится после этой даты.
Можно выделить следующие цели инвентаризации:
- Анализ правильности отображения данных о задолженностях в бухгалтерской отчетности.
- Определение дебиторской и кредиторской задолженностей фирмы.
- Обнаружение компаний, не являющихся дебиторами фирмы.
- Подготовка документации, которую необходимо подать в суд для взыскания задолженности перед компанией в судебном порядке.
- Управление существующими кредиторскими и дебиторскими долгами.
- Подготовка к аннулированию задолженности, возникшей перед предприятием, в том случае, если взыскать ее не представляется возможным.
Однако главная цель проведения процедуры – документальное подтверждение присутствующих у предприятия кредиторских и дебиторских задолженностей.
Что именно подлежит проверке
Во время инвентаризации проводится проверка не только счетов, но и документации, заключенной с заемщиком, кредитором, подрядчиком и другими лицами. Важным требованием к процессу является тщательность анализа.
Он проводится специально сформированной комиссией, в состав которой должны входить квалифицированные специалисты (бухгалтеры, экономисты, аудиторы). По результатам проверки может потребоваться внести изменения в бухгалтерский учет за прошедшие месяцы. После проведения проверки подготавливаются специальные документы.
Дебиторская задолженность
Инвентаризация дебиторки проводится с целью выявления реальных задолженностей других фирм перед предприятием. Для этого в процессе проверки необходимо свериться с показателями других компаний, имеющих отношение к деятельности фирмы и пользующихся ее услугами.
Проверять необходимо все документы, которые касаются сделок между фирмами. К таким бумагам, к примеру, можно отнести:
- накладную;
- счет-фактуру;
- договор.
Кроме того, обязательной является проверка счетов. В этом случае необходимо обратить внимание на следующие счета:
- 60 – авансы, которые были выплачены контрагентам.
- 62 – задолженности, образовавшиеся у компаний перед предприятием, за отгрузку товара или предоставление каких-либо услуг.
- 75 – долги учредителей компании перед ее уставным капиталом.
- 76 – НДС, исчисленный при проведении этих операций.
Важно! Для максимальной точности необходимо оформлять акт сверки с каждым из контрагентов по отдельности.
Во время проведения анализа рекомендуется выделять и разделять следующие виды долгов:
- Просроченные.
- Сомнительные.
Подобная методика даст возможность адекватно оценить финансовое состояние компании и грамотно сформировать резерв под сомнительные задолженности. Кроме того, это позволит оценить, какую часть потраченных средств удастся возвратить.
Кредиторская задолженность
Для проведения инвентаризации кредиторки также необходимо сверить данные с контрагентами и государственными ведомствами. В связи с последним фактором членам комиссии придется направить запросы в налоговую службу и разнообразные фонды, с которыми сотрудничает предприятие.
Данные вносятся на основании содержания справок, полученных из этих ведомств. Стоит отметить, что в случае несогласия с ответом (к примеру, из-за слишком большой суммы задолженности) его можно опротестовать.
Проводить сверку необходимо по следующим счетам:
- 60 – долги за товары и услуги, которые были получены от других предприятий.
- 62 – полученные от компаний авансы.
- 75 – задолженность по выплате дивидендов учредителям.
- 76 – НДС.
Как и в случае с дебиторкой, при обнаружении ошибок их нужно исправить, внеся коррективы в отчетность. При этом в случае просрочки, необходимо выделить средства на погашение задолженности.
Результаты
После того как проверка будет полностью завершена, ее результаты необходимо подкрепить документально. Для этого составляются две бумаги:
- Акт инвентаризации.
- Справка и приложения.
- Документы, подтверждающие наличие обязательств, указанных в отчетности (договора, накладные), прикрепляются к этим бумагам.
Внимание! На документах должны стоять подписи руководителя инвентаризационной комиссии, в противном случае они не будут считаться правомочными.
Кроме того, в процессе проверки предпринимаются действия, направленные на исправление текущей ситуации. В связи с этим по результатам процедуры может быть подготовлена дополнительная документация. К примеру, организация может подготовить:
- Письма дебиторам, которыми напомнить им о необходимости возвращения долга.
- Документы, которые необходимы для наложения санкций на должника в соответствии с условиями подписанных договоров.
- Судебный иск, связанный со взысканием долга в принудительном порядке.
Если предпринять подобные действия, то через три года можно будет списать просроченные задолженности без их влияния на доход и налоговую отчетность.
Заключение
Таким образом, организация обязана периодически проводить инвентаризацию обязательств, которые у нее имеются перед дебиторами и кредиторами. Сроки проведения процедуры устанавливаются внутри фирмы. За инвентаризацию отвечает специальная комиссия из квалифицированных специалистов, учреждаемая внутри компании. Анализируются как документы, так и счета.
В случае обнаружения ошибок, бухгалтерская отчетность исправляется. По завершению процедуры подготавливаются специальные бумаги. Кроме того, на основании ее результатов могут быть оформлены письма-уведомления, исковые заявления.